Informativa sul trattamento dei dati personali

Federlegno Arredo Eventi S.p.A., con sede legale in Milano (MI), Foro Buonaparte 65, c.f. e p.iva 06987590152, (FLA Eventi), in qualità di titolare del trattamento, tratterà i dati personali raccolti per la partecipazione dell’Espositore alla manifestazione fieristica denominata “Salone del Mobile.Milano Moscow”, che avrà luogo a Mosca (RUSSIA) dal 10 al 13 ottobre 2018 (Evento), compresi i dati personali di dipendenti, collaboratori e soggetti comunque coinvolti dall’Espositore nell’Evento (Dati), nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata la propria attività sociale.
In caso di dubbi sulle caratteristiche del trattamento dei Dati, è possibile contattarci all’indirizzo privacy@salonemilano.it o scrivendo a Federlegno Arredo Eventi S.p.A., Foro Buonaparte 65, 20121 Milano.

Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei Dati è Federlegno Arredo Eventi S.p.A., con sede legale in Milano (MI), Foro Buonaparte 65, c.f. e p.iva 06987590152.

Dati raccolti e trattati
FLA Eventi raccoglie e tratta solo dati pertinenti e non eccedenti le finalità del trattamento e, quindi, solo i dati necessari a consentire la partecipazione dell’Espositore all’Evento: invitiamo l’Espositore a non comunicare dati non necessari, che saranno comunque immediatamente cancellati o anonimizzati.
I Dati comprendono dati personali di dipendenti, collaboratori e soggetti comunque coinvolti dall’Espositore nell’Evento: ricordiamo all’Espositore di assolvere gli adempimenti di legge in materia di tutela dei dati personali e, in particolare, informare i predetti della comunicazione dei loro dati, fornendo almeno copia della presente informativa al più tardi al momento della comunicazione a FLA Eventi dei dati in questione e raccogliendone il consenso, ove necessario.

Finalità del trattamento e relativa base giuridica
•    Organizzazione dell’Evento
I Dati saranno trattati per consentire la partecipazione dell’Espositore all’Evento, compresi l’esame della domanda di partecipazione, l’invio di comunicazioni informative e di servizio relative all’Evento, l’esecuzione di attività organizzative e amministrativo-contabili, l’adempimento di obblighi fiscali e la gestione dell’eventuale contenzioso.
Per le medesime finalità, i Dati potranno essere comunicati a soggetti, pubblici e privati, coinvolti nell’organizzazione dell’Evento (e.g. Crocus Expo, Russcom Solutions, RSVP, ICE Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane), nonché a terzi fornitori di servizi accessori e necessari all’organizzazione dell’Evento (e.g. spedizionieri e vettori per la gestione di spedizioni e consegne; compagnie assicurative; banche e istituti di credito per la gestione dei pagamenti; consulenti e liberi professionisti incaricati di curare adempimenti amministrativo-contabili, Gruppo 36 srl). Tali soggetti tratteranno i Dati, a seconda dei casi, in qualità di titolari autonomi, o di responsabili del trattamento in forza di specifico incarico scritto loro conferito da FLA Eventi. I Dati personali non saranno oggetto di diffusione.
Il trattamento dei Dati così descritto è necessario per la partecipazione dell’Espositore all’Evento: pertanto, l’eventuale rifiuto a fornire i Dati precluderà tale partecipazione.
•    Invio comunicazioni commerciali e promozionali, inviti a eventi, sondaggi e ricerche di mercato
I Dati saranno altresì trattati per:
-    l’invio, via email, di newsletter e comunicazioni con contenuto informativo, commerciale e promozionale relative all’attività e alle iniziative di FLA Eventi;
-    l’invio, via email, di inviti a eventi organizzati da FLA Eventi;
-    l’invio, via email, di inviti a partecipare a sondaggi e ricerche di mercato, i cui esiti saranno gestiti in forma anonima e aggregata al solo scopo di migliorare l’attività di FLA Eventi e i servizi offerti.
Per le medesime finalità, i Dati potranno essere comunicati a terzi fornitori di servizi accessori (e.g. agenzie di comunicazione e stampa per la predisposizione e l’invio delle comunicazioni commerciali e promozionali; società di analisi statistica per la somministrazione di sondaggi e ricerche di mercato). Tali soggetti tratteranno i Dati quali responsabili del trattamento in forza di specifico incarico scritto loro conferito da FLA Eventi.
Tale trattamento trova la sua base giuridica nel legittimo interesse di FLA Eventi a promuovere e migliorare l’attività propria e a sviluppare le relazioni commerciali, e risulta compatibile con la posizione dell’Espositore in quanto è ragionevole ritenere che anche l’Espositore abbia un corrispondente interesse a restare informato sulle attività e sugli eventi organizzati da FLA Eventi e che, comunicando i Dati e partecipando all’Evento, si aspetti di ricevere tali comunicazioni. Sarà sempre possibile, in ogni momento, opporsi alla ricezione di tali comunicazioni o all’utilizzo di uno o più dei recapiti forniti seguendo la procedura in calce alle comunicazioni stesse, o contattandoci all’indirizzo privacy@salonemilano.it o scrivendo all’indirizzo Federlegno Arredo Eventi S.p.A., Foro Buonaparte 65, 20121 Milano.
Il trattamento dei Dati così descritto non è necessario per la partecipazione dell’Espositore all’Evento, ma un’eventuale opposizione alla ricezione di tali comunicazioni non consentirà a FLA Eventi di inviare ulteriori inviti ai propri eventi.

Comunicazione e trasferimento all’estero dei Dati
L’Evento si svolge al di fuori dell’Unione Europea e, nello specifico, in Russia: i Dati saranno trasferiti all’estero solo in questo contesto e, quindi, in quanto necessario a consentire la partecipazione dell’Espositore all’Evento, e saranno per lo stesso motivo comunicati e trattati da soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’Evento in loco (e.g. Crocus Expo, Russcom Solutions, RSVP, fornitori di servizi accessori) che tratteranno i Dati quali titolari autonomi o responsabili del trattamento, a seconda dei casi.
La Russia non beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea in relazione alle misure e alle garanzie offerte per la tutela dei dati personali: il trasferimento dei Dati risulta comunque legittimo, in quanto necessario ad eseguire la richiesta di partecipazione dell’Espositore all’Evento ai sensi dell’art. 49, comma I lettera b) del Regolamento (UE) 679/2016 (c.d. GDPR).

Modalità di trattamento
In relazione alle indicate finalità, i Dati verranno trattati mediante strumenti, manuali ed automatizzati, che assicurano la protezione dei Dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, adeguati a garantirne la sicurezza e la riservatezza, e con logiche strettamente correlate alle finalità stesse, da soggetti ai quali FLA Eventi ha impartito adeguate istruzioni operative con particolare riferimento alle misure di sicurezza adottate.

Tempi di conservazione dei Dati
I Dati saranno conservati in una forma che consente l’identificazione per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al raggiungimento degli scopi del trattamento e, in particolare:
-    per quanto concerne la finalità della partecipazione all’Evento, per tutto il periodo di durata dell’Evento e per il successivo periodo necessario ad adempiere ai connessi obblighi in materia fiscale, contabile e giuslavoristica, nonché ad assicurare la tutela giudiziaria dei diritti di FLA Eventi, nel rispetto dei termini di prescrizione ordinari;
-    per quanto concerne la finalità di invio comunicazioni commerciali, inviti a eventi, sondaggi e ricerche di mercato, fino a 24 mesi dopo la chiusura dell’Evento, prorogabili di successivi periodi di 24 mesi laddove l’interessato lo accetti rispondendo positivamente alla richiesta che trasmetteremo con un mese di preavviso rispetto a tale scadenza.

I Vostri diritti
In qualsiasi momento, potranno essere esercitati i diritti riconosciuti ai sensi della normativa in materia di tutela dei dati personali vigente e, in particolare: il diritto di chiedere al titolare del trattamento conferma che sia in corso un trattamento di Dati, l’accesso ai Dati e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei Dati; il diritto di opporsi al trattamento; il diritto alla portabilità dei Dati; il diritto di revocare il consenso al trattamento, per una o più delle relative finalità e/o in relazione ad uno o più dei recapiti forniti, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca; il diritto di proporre ricorso all’Autorità Giudiziaria, o reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.
Tali diritti potranno essere esercitati scrivendo all’indirizzo privacy@salonemilano.it o scrivendo all’indirizzo Federlegno Arredo Eventi S.p.A., Foro Buonaparte 65, 20121 Milano.
In qualsiasi momento potrà anche essere richiesto l’elenco completo dei destinatari dei Dati.
Per informazioni o chiarimenti sui diritti menzionati, è possibile contattarci ai medesimi recapiti.

Integrazioni
Nel caso di modifiche sostanziali alla presente informativa, FLA Eventi invierà una notifica via email per segnalare le variazioni e raccogliere una eventuale richiesta di esercizio dei diritti sopra descritti.